A-GENEL BİLGİLER:

Kamusal ve ticari iş ve işlemlerin elektronik ortamda yapılmaya başlaması ile birlikte, bu iş ve işlemlerin geçerliliğinin, bütünlüğünün, erişilebilirliğinin ve inkar edilemezliğinin sağlanması sorunu ortaya çıkmıştır. Bu sorunu çözmek için en uygun çözüm olarak elektronik imza uygulaması başlatılmış ve tüm dünyada kullanılmaya başlanmıştır.

 

Ülkemizde bu konudaki yasal boşluğu gidermek için 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hazırlanmış ve 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe girmiştir.  

 

Günümüzde elektronik ortamın çok yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanması bazı taleplerin ve güven sorununun ortaya çıkmasına sebep olmuştur. İşte bu noktada, gizlilik, kimlik doğrulama, veri bütünlüğü ve inkar edilemezliği sağlayan elektronik imza uygulaması ortaya çıkmıştır. Elektronik imzanın bu dört temel özelliğiyle birlikte, elektronik ticaretin ve kamu alanında yürütülmekte olan e-dönüşüm projelerinin elektronik ortamda güvenli işlemleri yapabilme imkanları genişletilmiş ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve BTK tarafından yapılan ikincil düzenlemelerle desteklenerek bu ortamlarda yapılan iş ve işlemlerin hukuki boyutta da geçerliliği sağlanmıştır. Elektronik İmza Kanunu ve ikincil düzenlemeler ile elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Kısacası elektronik imza elektronik ortamda yapılan işlemlere hukuksal geçerlilik sağlaması açısından önemlidir. Bu nedenle de elektronik ortamda hukuksal geçerlilik kazandırılmak istenen her işlemde elektronik ya da mobil imzanın kullanılması kaçınılmaz bir gerçektir.

Elektronik imzaya ilişkin Yasal  düzenlemeler

 

 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (23 Ocak 2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete) 

 Sertifika Mali Sorumluluk Sigortası Yönetmeliği (26 Ağustos 2004 tarih ve 25565 sayılı Resmi Gazete) 

 

 2004/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi (6 Eylül 2004 tarih ve 25575 sayılı Resmi Gazete) 

 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (6 Ocak 2005 tarih ve 25692 sayılı Resmi Gazete) 

 

 Elektronik İmza ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ (6 Ocak 2005 tarih ve 25692 sayılı Resmi Gazete)

 

 Zorunlu Sertifika Mali Sorumluluk Sigortası Genel Şartları (27 Ocak 2005 tarih ve 25709 sayılı Resmi Gazete) 

 

 Sertifika Mali Sorumluluk Sigortası Tarife ve Talimatı (27 Ocak 2005 tarih ve 25709 sayılı Resmi Gazete) 

 

 2006/13 Sayılı Başbakanlık Genelgesi (19.04.2006 tarih ve 26144 sayılı Resmi Gazete) 

 Nitelikli Elektronik Sertifika, SİL ve OCSP İstek/Cevap Mesajları Profilleri Rehberi’ne İlişkin Kurul Kararı (18.04.2007 tarih ve 2007/DK-77/207 sayılı Kurul Kararı)

Ek: Nitelikli Elektronik Sertifika, SİL ve OCSP İstek/Cevap Mesajları Profilleri Rehberi 

 Nitelikli Elektronik Sertifika, Zaman Damgası ve İlgili Hizmetlerin Ücretlerinin Belirlenmesine İlişkin Kurul Kararı (20.12.2006 tarih ve 2006/DK-77/760 sayılı Kurul Kararı)

 Güvenli Elektronik İmza Oluşturma ve Doğrulama Uygulamaları ile Güvenli Elektronik İmza Formatlarına Dair Usul ve Esaslar Hakkında Kurul Kararı (01.06.2006 tarih ve 2006/DK-77/353 sayılı Kurul Kararı)

1.Elektronik imzatanımı:23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza  Kanununa göre elektronik imza, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanmaktadır.

Güvenli elektronik imza;Münhasıran imza sahibine bağlı olan,sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan,elektronik imzadır.

 

2.Elektronik imzanın özellikleri:

 

Elektronik imza kullanıcılarına aşağıda belirtilen üç temel özelliği sağlamaktadır:

 * Veri Bütünlüğü: Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek,

 

* Kimlik Doğrulama ve Onaylama: Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak,

 

 * İnkar Edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemek.

 

3. Elektronik sertifika ve nitelikli elektronik sertifika:

 

Elektronik Sertifika:5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda elektronik sertifika, elektronik imzanın doğrulanması için gerekli olan veriyi ve imza sahibinin kimlik bilgilerini içeren elektronik kayıt olarak tanımlanmıştır. Elektronik sertifikalar, kanuna uygun olarak faaliyette bulunan elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından belirli bir ücretkarşılığındateminedilmelidir

Elektronik sertifikalar, atılan imzanın doğruluğunun teyit edilebilmesi için gereklidir.

Nitelikli elektronik sertifika: Kanunun 9 uncu maddesinde belirtildiği şekilde “nitelikli sertifika” olduğuna dair bir ibareyi, sertifika hizmet sağlayıcısının kimlik bilgilerini ve kurulduğu ülke adını, imza sahibinin teşhis edilebileceği kimlik bilgilerini, sertifikanın geçerli olduğu süreyi ve sertifikanın seri numarasını barındıran elektronik sertifikalardır.

4.Elektronik imza oluşturma araçları:

 

İmza oluşturma araçları; elektronik imza oluşturmak üzere kullanılan yazılım veya donanımı ifade etmektedir. 5070 sayılı Kanun’da “güvenli” elektronik imza oluşturma araçlarına değinilmiş ve aşağıdaki özelliklerin sağlanması şart koşulmuştur:

Ürettiği elektronik imza oluşturma verilerinin kendi aralarında bir eşi daha bulunmaması,

Üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin araç dışına hiç bir biçimde çıkarılamamasını ve gizliliğini sağlaması,

 

Üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin, üçüncü kişilerce elde edilememesi, kullanılamaması ve elektronik imzanın sahteciliğe karşı koruması,

İmzalanacak verinin imza sahibi dışında değiştirilememesive bu verinin imza sahibi tarafından imzanın oluşturulmasından önce görülebilmesi.

5.Elektronik imzanın hukuki sonuçları:

 

Kanunda, tanımlanan güvenli elektronik imza;

 

?elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur,

?elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haizdir,

?usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir,

?bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır.

 

Ancak kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin Güvenli Elektronik İmza ile gerçekleştirilemeyeceği hükme bağlanmıştır. Diğer bir deyişle, kanunların merasimi ya da üçüncü tarafların şahitliğini gerek gördüğü emlak alım satımı, veraset ve intikal, evlenme gibi işlemler elektronik imza ile gerçekleştirilememektedir.

6.Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı:

Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı 5070 sayılı Kanununa göre; “Elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek veya özel hukuk tüzel kişileridir.” Kullanıcılar için sertifika yayımlar, sertifika durum bilgilerini güncel tutar ve sertifika iptal listeleri hazırlar, güncel sertifikaları ve sertifika iptal listelerini isteyen kişilere sunar, süresi dolan ya da iptal edilen sertifikaların arşivinitutar.

 

Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarının faaliyet durumlarına ilişkin bilgiler Bilgi Teknolojieri ve İletişim Kurumunun internet sayfasında yayınlanmaktadır.

 

7.Güvenli elektronik imza temini:

 

Güvenli Elektronik İmza ancak Nitelikli Elektronik Sertifika ile sağlanabilir. E-imza oluşturmak için kullanılacak olan Nitelikli  Elektronik İmza  Sertifikaları 5070 sayılı Elektronik İmzaKanunu uyarınca Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumuna bildirimini yapmış yetkili Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılara (ESHS) yapılacak başvuru ile alınabilir.

Güvenli Elektronik İmza kullanmak için gerekli olan nitelikli elektronik sertifika aşağıda isimleri listelenen Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından temin edilebilir. Başbakanlık Genelgesi gereği TÜBİTAK-Kamu Sertifikasyon Merkezi sadece kamu çalışanlarına sertifika hizmeti sunmaktadır. TNB E-İmza da E-Güven’e Bağlı Alt Kök Sertifika Otoritesi ile Elektronik İmza üretimine yetkilidir. (TNB E-İMZA Haziran 2013 tarihinde, TNB Elektronik İmza A.Ş. adı ile Türkiye Noterler Birliği Vakfı tarafından kurulmuştur.  TNB E-İmza, E-Güven’e Bağlı Alt Kök Sertifika Otoritesi ile Elektronik imza hizmeti vermektedir. Türkiye Noterler Birliği Vakfı, şirketin tek hissedarıdır.)

 

1-Elektronik Bilgi Güvenliği A.Ş (E-Güven)

2-TUBİTAK-UEKAE (Kamu Sertifikasyon Merkezi)

3-TürkTrust Bilgi, İletişim ve Bilişim Güvenliği Hizmetleri A.şž.

4-EBGBilişimTeknolojileriveHizmetleriA.Ş.(E-Tugra)

5-EmniyetGenelMüdürlügüSertifikasyonMerkezi(EGM-SM)

6-E-İmza Bilgi Güvenliği Hizmetleri A.Ş.(e-İmzaTR)

TNB e-imza A.Ş. E-Güven A.Ş’ye bağlı alt kök sertifika otoritesi olarak e-imza üretimine yetkilidir.

8.Nitelikli elektronik sertifika sahibinin yükümlülükleri:

Nitelikli Elektronik Sertifika sahibi;

 

Nitelikli elektronik sertifika almak için gerekli tüm bilgi ve belgeleri eksiksiz ve doğru olarak sağlamakla,

ESHS’ye vermiş olduğu bilgilerde değişiklik meydana gelmesi halinde Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı’nı derhal bilgilendirmekle,

 

İmza oluşturma verisini kendisi üretmesi durumunda “Elektronik İmza ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ” ile belirlenen algoritmaları ve parametreleri kullanmakla,

İmza oluşturma ve doğrulama verilerini sadece elektronik imza oluşturma ve doğrulama amaçlı olarak ve nitelikli elektronik sertifikanın içerdiği kullanıma ve maddi kapsama ilişkin sınırlamalar dahilinde kullanmakla,

 

İmza oluşturma verisini başkalarına kullandırmamakla ve bu konuda gerekli tedbirleri almakla,

İmza oluşturma verisinin gizliliğinden veya güvenliğinden şüphe etmesi durumunda Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı’nı derhal bilgilendirmekle,

 

Güvenli elektronik imza oluşturma aracını kullanmakla,

 

İmza oluşturma ve doğrulama verilerinin Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı’na ait olmayan yerlerde ve araçlarla üretilmesi durumunda gerekli güvenliği sağlamakla,

İmza oluşturma aracının veya erişim verisinin kaybolması, çalınması, güvenilirliğinden şüphe edilmesi durumunda Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı’nı derhal bilgilendirmekle yükümlüdür.

 

9.Zaman damgası:

Zaman damgası 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda "bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve / veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıt" olarak tanımlanır. Elektronik ortamda doküman, kayıt, sözleşme gibi elektronik verilerin, belirli bir zamandan önce var olduğunu kanıtlamak için kullanılır. Elektronik ortamdaki işlemlere güvenilirzamanbilgisi eklenebilmesini sağlar. Üzerinde zaman bilgisi olması gereken elektronik başvuru, tutanak, sözleşme ve benzeri her türlü elektronik veri üzerinde kullanılabilir.

 

B-NOTERLİK İŞLEMLERİNDE E-İMZA:Noterlik işlemlerinde E-imza kullanımı noterlik işlemlerini elektronik ortamda da hukuken geçerli hale getiren, değiştirilemez, inkar edilemez özelliği kazandırarak İşlemlerin güvenli ortamda saklanması imkanı sağlayançok önemli bir uygulamadır.

 

1) NBS e- imza uygulaması:

Noterlik Bilgi Sisteminin 1 Ocak 2014 tarihinden itibaren e-imza kullanımı noterliklere açılmış olup,  E-imza süreci uygulamaya tanımlanmıştır.

NBS Ana menüde “E-İmza Bekleyenler”  Listesi  bulunmaktadır. Noterlikteki makbuzu kesilen işlemler imzalanmak üzere bu listeye düşmektedir.

 

 Tüm kullanıcılar, kendi ıslak imzalarına ait işlemleri, Noternoterlikteki tüm kullanıcılara ait işlemleri Başkatip de Noter dışındaki tüm kullanıcılara ait işlemleri imzalayabilmektedir.

 

 Elektronik olarak imzalanan belgeler “E-İmza Bekleyenler”listesinden otomatik olarak kaldırılmaktadır. İmzalanan işlemler kayıt “İşlem Sorgulama” ekranında “Elektronik İmzalı” durumunda görüntülenmektedir.

 

 “Elektronik İmzalı” durumundaki kayıtlara ek tanımlanamamakta olup, imza öncesi bu konuda uyarı vermektedir.

Elektronik İmzalı durumundaki kayda ait ek güncellenememekte ve silinememektedir.

Bu nedenle dışarıda hazırlanan işlemlerde e-imza ile imzalamadan önce eklerin tanımlanması gerekmektedir.

Ek tanımlama; Öncelikle ek belge metni taranıp kaydedilir. Ek sayfası 1 den fazla ise tüm sayfalar arka arkaya taranıp tek dosya olarak kaydedilmedir. Ek tanımlanacak işlem, işlem sorgulamadan bulunur.Ek tanımla butonuna basılır ve kaydedilen belge ek olarak tanımlanır.

Daha sonra e- imza bekleyenler listesinden e-imza ile imzalanır.

 

Tek seferde en fazla 50 adet işlem imzalanabilmektedir.

Vekaletname sorgulama ekranında, belgenin işlemi hazırlayan noterlik tarafından e-imza ile imzalanıp arşivlenmesi durumunda, içerikleri görüntülenmektedir.

Vekaletnameye ait Azilname, Vekillikten İstifa veya Düzeltme Beyanı var ise, aynı şekilde görüntülenmektir.

Tüm vekaletname sorgulama hareketlerinin log bilgisi saklanmaktadır.

“E-İmza Bekleyenler” sorgulama ekranında noterlikteki kullanıcılara ait e-imzalanmamış işlem adet bilgisi gün bazında görüntülenmekte ve rapor olarak alınabilmektedir.

Vekaletname Sorgulama ekranında, sorgulama yapan noterliğe ait 01.03.2016 tarihinden itibaren e-imzalanmayan belge bulunması durumunda sorgulanan belge e-imzalı olsa bile görüntülenememektedir.

“E-İmza Bekleyenler” sorgulama ekranında, bilgisayara takılı olan e-imza sahibi ile listede seçilen işlemin ıslak imza sahibi farklı ise uygulama uyarı vererek işleme devam edilmesini engellemektedir.

Protesto işlemleri de “E-imza bekleyenler” listesinde yer almakta ve e-imza ile imzalanabilmektedir.

E-imza ile imzalanan işlemler, “işlem sorgulama” ekranından sorgulanabilmekte ve PDF formatında, zaman damgası ve yevmiye numarası kaydedilmiş şekilde görüntülenebilmektedir. Belgenin sol alt köşesinde yer alan  zaman damgası logosunun üzerine tıklandığında e-imza sahibinin kim olduğu, ne zaman imzalandığı ve sertifika bilgileri görüntülenebilmektedir.

Noterlerin izin işlemleri Uyap üzerinden e-imza ile yapılabilmektedir.(Mazeret izni dışındaki)

İzin İşlemleri:Yıllık izin, görev izni, rapor izni ve refakat rapor izni ayrılma ve başlama dilekçe işlemlerini NBS içinden sadece noterler kendi e-imzalarını kullanarak yapabilir. Yazı Servisindeki “Yazışma” kısmından “12.2-Adalet Bakanlığı İle Yazışmalar” bölümünden doldurulan izne ayrılışdilekçesi veya göreve başlama dilekçeleri yazdırılır.

Yazdırılan dilekçe noter e-imzası ile imzalanmadığı sürece Adalet Bakanlığına bildirilmeyecektir. E-imza ile imzalanmayan (evrağı hazırlanmış durumdaki) dilekçeler iptal edilebilir ve gerekiyorsa yeni dilekçe hazırlanabilir.

Noter, gün içinde "İzne Ayrılış" ve "Göreve Başlama" dilekçelerini yazdırdıktan sonra, 'E-İmza Bekleyenler' listesinden "Sadece İzin Dilekçelerini Görüntüle" seçeneğini işaretleyip belgeyi e-imzalayarak dilekçe bilgilerini Adalet Bakanlığı'na gönderilebilmektedir.Ancak aşağıda belirtilen iki durumda izin dilekçeleri Savcılık aracılığıyla Bakanlığa gönderilmesi gerekmektedir.

?İzin talebinde bulunacak noterin, noterliğinde imzaya yetkili personeli bulunmaması durumunda e-imza ile izin talebinde bulunamaz. Noter izinli bulunduğu süreçte noterliğe vekalet etmesi için, adalet komisyonu tarafından icra müdürü, icra müdür yardımcısı veya yeterli bir adalet memurunun görevlendirilmesini talep etmesi gerektiğinden bu noterlerin bütün izin işlemlerinin bağlı olduğu Cumhuriyet başsavcılığı aracılığı ile yapılması gerekmektedir.

?Yıllık, mazeret veya görev İzin talebini elektronik ortamda gönderen noterin, izinde bulunduğu esnada rahatsızlanarak istirahat raporu alması durumunda; izin ve rapor sonrası göreve başlama yazılarını bağlı olduğu Cumhuriyet başsavcılığı aracılığı ile gönderilmesi gerekmektedir. Aksi halde sistem kullanılan sürenin tamamını yıllık izinden düşmektedir.

Noterler yıllık ve görev izni taleplerini en erken 3 iş günü öncesinden yapabilirler.

        Yıllık İzin talepleri ve İzin dönüşü başlama yazılarında dikkat edilecek önemli hususlar aşağıda belirtilmiştir.

?İzin başlangıç tarihi olarak mevcut gün veya 3 iş gününe kadar sonrasını seçebilir. İzin başlangıç tarihi olarak geçmiş tarih girilemez. İzin başlangıç tarihi olarak, araya bayram tatili veya hafta sonu tatili girerse tatil sonrası ilk iş günü seçilebilir. (3 iş günlük süre burada uzamış bulunmaktadır.)

?İzin dönüşü başlama yazılarında ise;  Mevcut gün seçilebilir, Mevcut gün, haftasonu tatili sonrası olan Pazartesi günü ise, Cumartesi günü izin dönüşü başlama günü olarak seçilebilir. (Bu kapsamda Noterlerin Noterlik Kanununun 52. maddesi hükmünü göz önünde bulundurmaları gerekmektedir.) Mevcut gün, resmi tatil veya bayram tatili sonrası ilk iş günü ise; tatilin ilk günü izin dönüşü başlama günü olarak seçilebilir. (Bu kapsamda Noterlerimizin Noterlik Kanunu 52 nci maddesi hükmünü göz önünde bulundurmaları gerekmektedir.)

? Yıllık izin dönüşü başlama yazıları otomatik olarak sisteme kayıt edildiğinden ve elektronik imza ile imzalanan evrak sisteme girdiğinden, geçmişe dönük olarak düzeltme talepleri kabul edilmemektedir. Bu nedenle noterlerin izin dönüşü başlama tarihlerini seçerken çok dikkat etmeleri gerekmektedir.

? Rapor ve Görev İzni taleplerini gönderirken, mutlaka rapor evrakını veya görevli olduğuna dair resmi yazıyı talep evrakına (taratarak vb gibi) eklenmesi gerekmektedir. Görev ve rapor izni taleplerinde izin başlangıç tarihi resmi evraktaki tarihle aynı olmalıdır. İzin dönüşü başlama yazıları ise, yıllık izin işlemlerindeki gibidir.

 

 

 

2) Noterlik işlemlerinde e-imza yasal düzenleme:

 

Noterlik İşlemlerinde E-imzaya ilişkin ilk yasal düzenleme, 12.12.2014 tarihli ve 6572 sayılı kanunla Noterlik Kanununun 198/A maddesi olarak  eklenmiştir. “Elektronik  işlemler” başlıklı 198/A  maddesinde,

 

            “ Bu Kanunda öngörülen işlemler, elektronik ortamda güvenli elektronik imza kullanılarak da yapılabilir. Ancak, düzenleme şeklinde yapılması zorunlu tutulan işlemler ile irade beyanlarının alınmasına ilişkin işlemlerde güvenli elektronik imza kullanılabilmesi için ilgililerin noter huzurunda olmaları gerekir.

          Elektronik ortamda güvenli elektronik imza kullanılarak noter huzurunda veya huzurda olmadan yapılabilecek noterlik işlemleri ile 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlanan zaman damgası kullanılmasının zorunlu olduğu noterlik işlemleri yönetmelikle düzenlenir. Belirlenen bu noterlik işlemlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda işlenebilir, saklanabilir ve gerektiğinde ilgili diğer kişi veya kurumlara elektronik ortamda gönderilebilir. Ayrıca 61 inci maddede düzenlenen tespit işleri güvenli elektronik imza ile elektronik ortamda da yapılabileceği gibi aynı usulle elektronik ortamdaki durum, görüntü, işlem veya benzeri her türlü verinin tespiti de yapılabilir.

 

             Noterler tarafından yapılan tüm işlemlere dair bilgi ve belgeler Türkiye Noterler Birliğinin Bilişim Sisteminde kaydedilir  ve saklanır. Güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerde kanunlarda belirtilen mühürleme işlemi uygulanmaz ve ayrıca suret aranmaz. Güvenli elektronik imza ile oluşturulan belge, talep edilmedikçe ayrıca fiziki olarak düzenlenmez. Elektronik ortamdan fiziki örnek çıkartılması gereken hallerde belgenin aslının aynı olduğu belirtilerek noterlikçe imzalanır ve mühürlenir. Güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgenin elle atılan imzalı suretiyle çelişmesi halinde noterlerin kullandığı bilişim sisteminde kayıtlı olan güvenli elektronik imzalı belge esas alınır.

             Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması sırasında işlenen kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliğinin sağlanması için gerekli tedbirler alınır.

             Elektronik ortamda yapılacak noterlik işlemlerine ilişkin ücretler, 112 nci maddeye göre düzenlenecek tarifede gösterilir

   İkinci fıkra uyarınca elektronik ortamda yapılabilecek bir noterlik işleminin bir belgeye dayanması halinde; belge sureti, taraflar, vekilleri veya temsilcileri tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda notere gönderilebilir. Ancak belge aslının fiziki olarak ibrazının zorunlu olduğu hallerde elektronik ortamda yapılan başvuru sonrasında belge aslı yönetmelikte belirlenen süre içinde notere ibraz edilir.

             Birlik, noter odaları ve noterlik personeli ile noterlere dağıtılacak nitelikli elektronik sertifikalar, Türkiye Noterler Birliği tarafından temin edilerek dağıtılır.

             Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasına, saklanmasına ve paylaşılmasına ilişkin usul ve esaslar yönetmelikte düzenlenir.

           Yabancı memleketlerde, noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması için sağlanması gerekli olan teknik ve idari şartlara dair usul ve esaslar yönetmelikte düzenlenir.

             Bu madde kapsamında hazırlanacak yönetmelik, Dışişleri Bakanlığı, Türkiye Noterler Birliği ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun görüşleri alınarak Adalet Bakanlığı tarafından çıkarılır. Hükmü yer almıştır.

 

“Noterlik İşlemlerinin Elektronik Ortamda Yapılması Hakkında Yönetmelik” 11.07.2015 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmış olup, 01.03.2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

 

1)Noterlik Kanununda öngörülen işlemler, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilecek

?Düzenleme şeklindeki işlemler Noterler Birliği Bilişim Sisteminde e-imza ile başlatılabilecek ancak son işlem noter huzurunda e-imza ile yapılacak

?Düzenleme şeklinde olmayan veya irade beyanının noter huzurunda alınması gerekmeyen işlemler Noterler Birliği Bilişim Sisteminden e-imza ile yapılabilecek

?Yapılacak noterlik işleminin bir belgeye dayanması halinde; belge sureti, taraflar, vekilleri veya temsilcileri tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda notere gönderilebilecek

?Elektronik Ortam olarak KEP kullanılabilecektir.

?Belgenin TNBBS üzerinden doğrulanamaması halinde belge aslının fiziki olarak başvurudan sonraki üç iş günü içerisinde ve her halükarda işlem tamamlanmadan ibrazı zorunludur.

?Güvenli elektronik imza ile yapılan tüm noterlik işlemlerinde zaman damgası kullanılır.

1)Noterlik Kanununun 52. maddesindeki tespit işlemleri ilgilinin talep etmesi halinde elektronik ortamda e-imza ile de yapılabilir. (61.MADDE: Noterler bir şeyin veya bir yerin hal ve şeklini, kıymetini, ilgili şahısların kimlik ve ifadelerini tespit ederler ve davet edildiklerinde piyango ve özel kuruluşların kur'a, seçim ve toplantılarında hazır bulunarak durumu belgelendirirler.)

2)Noterler Birliği Bilişim Sistemi üzerinde e-imza ile ilgililer noter huzurunda olmadan aşağıdaki işlemler yapılabilir.

?Çevirme işlemleri,

?Tescil işlemleri,

?Tespit işlemleri,

?Örnek verme işlemleri,

?Defter onayları,

?İmza onaysız ihtarname ve ihbarname.

1)Yönetmeliğin 6 ncı maddesinde belirtilen, noter huzurunda olmadan yapılabilecek işlemler dışındaki işlemlerin güvenli elektronik imza ile yapılabilmesi ya da 5 inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca başlatılan bir işlemin sonuçlanması ilgililerin noter huzurunda bulunması şartına bağlıdır.

2)Birlik, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile işlem yapılmasına imkan sağlayacak altyapıyı kurar ve işletir. Bu altyapının güvenli olarak kurulması ve işletilmesi için gerekli tüm tedbirleri alır. İşlemlerin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak yönergeleri Birlik hazırlar, bu yönergeler Birliğin resmi internet sitesinde yayımlanır.

3)İlgilisi tarafından bir belgenin üçüncü kişi ile elektronik ortamda paylaşılmasının istenmesi durumunda belge, gerekli ücretlerin ödenmesi koşuluyla üçüncü kişinin KEP adresine gönderilmesi mümkün olacaktır.

4) Bu Yönetmelik kapsamında diğer kurum ve kuruluşlarla yapılacak bilgi ve belge paylaşımlarında kullanım ve erişim standartları ile diğer gerekli şartlar Birlik tarafından belirlenir.

5)İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile elektronik ortamda yapılan bir işlem için talep edilmedikçe fiziki olarak belge düzenlenmez ve bu işleme ilişkin olarak elektronik ortam dışında bir saklama yapılmaz. Bu kayıtlar iş sürekliliği ve bilgi güvenliğine ilişkin uluslararası kabul görmüş standartlara uygun olarak, yedekli ve güvenli bir şekilde saklanır.

6)Birinci fıkra kapsamında kalmayan diğer noterlik işlemlerinde ise işleme ait belgenin imzaya açılan son hali noter tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak TNBBS’ye kaydedilir. Belgenin ilgililerce imzalı hali ise Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre saklanır.

7)Yönetmelik gereğince elektronik ortamda yapılan işlemlere ilişkin bilgi ve belgeler Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine, iş sürekliliği ve bilgi güvenliğine ilişkin uluslararası kabul görmüş standartlara uygun olarak, yedekli ve güvenli bir şekilde TNBBS’de saklanır. Belgelerin saklama süreleri de aynı Yönetmelik hükümlerine göre belge grupları esas alınarak belirlenir.

8)Yönetmelik hükümlerine göre işleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile imzalanan bir belgenin fiziki örneğinin çıkartılması gerektiği hallerde belgenin aslının aynı olduğu belirtilerek noter tarafından imzalanır, mühürlenir ve ilgilisine verilir.

 

3) NBS e-imza Yenilikleri;

TNB tarafından yukarıda yer verilen hükümler uyarınca NBS ve TNBBS’de gerekli sistem çalışmaları yapılmış ve yapılmaya devam edilmektedir.

Yönetmelik ile gelen yenilikler

E-imza kullanımı ve TNBBS ‘

E-belge, elektronik ortamda noterlik işlem belgesi

Noterlik e-başvuru sistemi

E-tespit Sistemi

Yurtdışında Noterlik İşlemleri

Noterlik Paylaşım Sistemi

Elektronik Ortamda Ödeme sistemi

a)NBS’de e-imza kullanımı

?NBS sisteme girişte,

?Noterlik işlem belgesinin imzasız son halini elektronik ortamda arşivlemede,

?Başka noterliklerde hazırlanmış olan işlem belge içeriklerinin görüntülenmesinde,

?E-belge (noterlik işlem e-belgesi) hazırlamada,

?KEP ile gönderim işlemlerinde,

e-imza kullanılmaktadır.

a)İlgililerin e-imza kullanımı;

?Noterlikte (huzurda) işlem yapma (e-belge) Yönetmelik madde 5 (2 ve 3)

?Huzurda olmadan yapılabilecek işlemler (çevirme, tescil, tespit, örnek verme işlemleri, defter onayları, imza onaysız ihtarname ve ihbarname)

?İnternet ortamında  noterlik işlemi başlatma,

İşlemlerinde ilgililer e-imzalarını kullanmak zorundadırlar.

 

a)E-belge, elektronik ortamda noterlik işlem belgesi (Yön.mad.5)

?İşlemi uzaktan başlatma ya da noterlikte başlatma,

?İlgililerin işlem belgesini e-imza ile imzalayabilmesi

?Noter/noter yetkililerinin işlemi e-imza ile tamamlaması,

?İşlem belgesinin KEP ile ilgiliye gönderilmesi hususları da getirilen yenilikler arasındadır.

 

a)Noterlik Web Başvuru Sistemi

?Uzaktan işlem başvurusu yapma

?Noterlikten randevu alma

?Huzurda olmadan işlem yapma

?Üyelik sistemi ve geçmiş başvuruları görme

 

a)E-Tespit Sistemi (Yön.madde 5(6-c)

?İnternet ortamındaki bir içeriği tespit etmek için kullanılır.  İlgili tespit ettirmek istediği  siteye TNBBS üzerinden ulaşır. İstediği sayfayı/sayfaları sisteme kaydeder. Mesai saatleri içinde seçtiği /istediği notere giderek tespit işlemini tamamlar.

?İnternet ortamı dışında herhangi bir donanımda bulunan verilerin tespit işlemi e-tespit sistemi ile yapılamaz.

 

a)Yurtdışı Noterlik işlemleri-Dışişleri Bakanlığı entegrasyonu

?Noterlik işlem belgelerinde standardizasyon sağlaması

?Konsolosluklarda hazırlanan belgelerin TNBBS’ne e-imza ile kayıt edilmesi

?Noterliklerden doğrulama amaçlı sorgulanabilmesi

?Konsolosluklardan doğrulama amaçlı sorgulanabilmesi

?NPS ile diğer Kurum ve Kuruluşlara doğrulama amaçlı sorguya açılması

Mevcut durumda, konsolosluklarda hazırlanan vekaletnameler, dışişleri Bakanlığı tarafından ikili protokol ile TNBBS üzerinden noterliklere açılmıştır. Ancak burada azil, istifa vb.hususlar görülememektedir.

a)Elektronik ortamda ödeme sistemi

?Genel bir ödeme sistemi

?Kredi kartı, 3D sistemi ve benzeri güvenli ödeme sistemi kullanımı

?Noterlerin yaptığı ödemelerin tek noktaya toplanması

?Tüm ödeme işlemleri için tek altyapı kullanılması

Mevcut durumda e-posta ile haberleşip havale ile ödeme yaptırmak mümkündür. Sistem buna göre hazırlanmıştır.

4)  NBS’de E-işlem hazırlama;

-NBS Yazı sayfasında İşlem Tür Seçimi ekranına “e-işlem”seçeneği bölümünden giriş yapılır. E-işleme ilgililerin e-imzası ile başlanır. E-işlem yapmak için ilgilinin KEP adresi gereklidir.Taraflar eklenerek normal işlem şeklinde işlem yapılır. E-işlem kağıt ortamında yazdırılmaz sadece kaydedilir.Bu durumda işlem e-işleme ait hem asıl hem de suret belge arşivlenmektedir.

-E-işlem olarak tanımlanan “evrağı hazırlanmış” durumundaki işlemlere, İşlem sorgulamadan “e-işlem sorgulama” butonundan işlem sorgulanarak ekler eklenebilmektedir.

E-işlemde sadece e-imza atılmamış ve tahsilatı yapılmamış işleme dayanak/ek eklenebilir. Ek tanımlanırken sayfa sayısı bu aşamada giriliyor.

-Daha sonra “ilgili e-imza bekleyenler”listesinden işlem sorgulanır ve ilgilinin/ilgililerin e-imzası alınır.Bu ekranda“imza bilgileri” butonu ile atılan/atılmayan imza durumları görüntülenebilmektedir.

-Noter için açılan “kontrol edilmesi gereken işlemleri görüntüle” butonu tıklanarak noter veya noter yetkilisi tarafından işlem kontrol edildikten sonra “Kontrol ettimtahsilatı yapılabilir” onayı verilir.

Onay verilen e-işlem Tahakkuk listesinde sorgulanarak tahsilat yapılır.

-işleme ait makbuzun kesilmesi ve yetkili kişi tarafından e-imza ile arşivlenmesi sonucunda, işlemde KEP adresi tanımlanan işlem ilgilileri “İşlem Tür Seçim” ekranında yer alan “E-işlem Listesi” nde listelenmektedir. Bu ekrandan listelenen ilgiliye ait işlem belge ve eklerine ulaşılabilmektedir.

İşlem bu şekilde tamamlanmış olur.

5) E-Başvuru Uygulaması:

TNBBS’de yer alan ilgililerin noterliğe işlem başvurusu yapabileceği web sayfasından giriş yapılır. İlgililer E-başvuru sisteminden 3 şekilde başvuru yapabilirler;

? Noterlikte işlemi ıslak imza ile imzalayacak şekilde randevu almak,

? Noterlikte işlemi elektronik imza ile imzalayacak şekilde randevu almak,

? Noter huzuruna gelmeden işlem başvurusu yapmak

Başvuru işlemi sonucunda sistem tarafından bir "Başvuru Numarası" üretilir ve başvuru sırasında ilgilinin belirttiği e-posta adresine Başvuru Numarası gönderilir.

Noterlikte işlemi elektronik imza ile imzalayacak şekilde randevu alındığında, hazırlatılan noterlik işlem belgesinin KEP adresine gönderilmesi istiyorsa‘Geri Bildirim KEP Adresi’ alanını doldurulması gereklidir.

İlgililer Noter huzuruna gelmeden uzaktan işlem başlatmak ve tamamlamak istemeleri halinde

    Çeviri

    İhtarname/İhbarname

    Örnek

işlemlerinden birini seçerek işlemi başlatabilirler.

 

İlgililer TNBBS’ne üye ise ‘Başvurularım’ başlığı altında mevcut ve geçmiş başvurularını takip edebilir , İşlemi noterlik tarafından onaylanmadığı sürece başvurusunu güncelleyebilir veya iptal edebilirler.

-E-işlem başvurusu ve randevu için, ilgililer diledikleri noterliğe başvuruda bulunabilirler. Ancak noter huzurunda olmadan yapılabilecek işlemler için başvuru yapılabilmesi ve ilgili noterliğe gelmeden işlemin NBS üzerinden sonuçlandırılabilmesi için ilgililerin TNBBS’ye üye olmaları gerekmektedir.

NBS’de“Elektronik başvuru” bölümünden noterler Noterliklerine yapılan e-işlem başvurularını sorgulayabilir, onay verebilir veya reddedebilir. Başvuruların durumu ve işlem detayları görüntülenebilir.

Başvuru reddedilirse gerekçe yazılmak zorundadır.

Başvuru kabul edilirse, Noterlik mailinden (bala.noter@tnb.org.tr) eksik evrak varsa veya fotoğraf gerekli ise getirmesi istenir ve randevu verilir.

İlgili noterliğe geldiğinde, başvurusu açılır, kontrol edilir. İşlem normal yöntemle yapılarak tamamlanır.

 

6) E-Tespit Uygulaması:

Bu uygulama ile ilgililer herhangi bir internet ortamında yayınlanan sayfaların ve indirilebilen  dosyaların  TNBBS üzerinden e-tespit işleminiyapabileceklerdir . Sistem 7/24 hizmet verecek şekilde kurulmuştur, ancak, işlemin kesinleşmesi için mesai saatleri içinde seçilen noterliğe başvurarak tespit tutanağını hazırlatılması gereklidir. Bu sistemde video tespiti yapılmamaktadır.

E-tespit yapılabilmesi için TNB Portalda açılan “E-Tespit Sistemi’ne ilgililerin üye olarak veya üye olmadan giriş yapmaları gerekmektedir.

İlgili Sisteme giriş yaptıktan sonra tespit ettirmek istediği sayfayı veya sayfaları seçer sonra kaydederek “tespit dosyası” oluşturur.

İlgiliye sistemden tespit başvuru numarası verilir.

-İlgilinin Noterliğe müracaatı halinde başvuru numarası ile NBS’deki e-tespit bölümünden başvuru sorgulanır. Kimlik tespiti yapıldıktan sonra onay verilir. Tutanak bilgileri ekrana gelir. Tutanak yazdırılır. Bu ekranda yapılan tespitin dökümanları ve ekleri de görüntülenebilmektedir. Tespit işlemi sonucunda çıkan belgeler kullanılarak noter huzurunda tutanak hazırlanırken tespit edilen görüntü sayısı ve varsa indirilen dosyaların boyutuna göre, noterlik tarifesi üzerinden ücretlendirme gerçekleştirilir.İlgili Noterlikten tespit sonucunu bir KEP adresine gönderilmesini istiyorsa bunu tutanak hazırlama işlemi başlamadan belirtmesi gerekmektedir.

7) E-imzalı işlemin sistemden başvurulup Noterlikte sonuçlandırılması;

TNB Randevu sisteminden giriş yapılır yeni başvuru seçeneği ve e-imza kullanma seçeneği işaretlenir.Noterlik seçilir. E-imza seçildiği için KEP adresi girilmesi istenir. Eğer ilgili isterse KEP adresini girebilir. Bu adres NBS kimlik ekranlarımızda görüntülenebilir. Burada KEP adresi doğrulaması yapılmaz.

Bilgiler girildikten sonra başvuru gerçekleşir ve başvuru ile ilgili vatandaşa mail gider.

Noterlikte başvuru kontrol edilir ve bilgiler görüntülenir. E-imzalı işlem yapmak istiyorum seçeneği işaretlendiği için başvuru bu şekilde gelir. Bu aşamada bu seçenek işlemi ıslak imza ile imzalamak istiyorum şeklinde değiştirilebilir.

Başvurunun onaylanmasını müteakip, ilgiliye mail gönderilir, randevu verilir. İlgili noterliğe geldiğinde başvuru açılır işleme devam edilir. İlgililer eklenir. İlgilinin KEP adresi başvuruda yazıldıysa otomatik gelir. İşlem tamamlanarak kaydedilir. “İlgili e-imza bekleyenler” bölümünden sorgulanıp ilgili ıslak imza veya e-imza ile imzalar ve işlem tamamlanır.

8) Noter huzurunda olmadan e-işlem yapma:

İlgili TNB Başvuru-Randevu sisteminden giriş yaparak noter huzurunda olmadan işlem yapma seçeneği seçilir. Noterlik ve işlem seçilir. Açıklama yazılır (Kiracımı çıkarmak istiyorum) Başvuru yapılır. Burada ilgili mail adresini  belirtmek zorundadır.

Sistemden noterliğe başvuru gönderilir.Noterlikte e-başvuru ekranından sorgulanır. Gelen başvuruda randevu kısımları gelmez. Burada ilgili noterliğe gelmez.

Başvuru onaylanarak, ilgiliye başvurunun onaylandığı, ücret hesaplandıktan sonra bilgi verileceği şeklinde noterlik e-posta adresinden mail gönderilir.

Başvurudan işleme devam edilir. Taraflar girilir İşlem tamamlanır ve kaydedilir.

Veznede “başvuru işlemini hesapla” butonundan veznedar ücreti hesaplayıp onaylar. Bundan sonra ilgiliye ücret konusunda bilgilendirme maili gönderilir. Söz konusu ücreti ödemesi için hesap numarası bildirilir. Ekinde işlemde gönderilir. İlgili işlemi inceleyebilir, görüntüleyebilir.

(NBS’ye yapılandırma bölümünde ıban numarası tanımlanması gerekir. Iban tanımlanmadan sistem bu aşamada mail gönderimine izin vermiyor) Ücretin düzeltilmesi durumunda ilgiliye düzeltme maili de gönderilebilir.

İşlemin ücreti ödenmiş ise “başvuru kontrol” ekranından noter veya katip yatırıldığını kontrol ettikten sonra tahakkuka gönderir. Tahakkuk listesinden tahakkuk ettirilerek işlem sonuçlandırılır. Bilahare ilgiliye mail gider.

9) Daireden Örnek Çıkartma;

Yönetim tarafından  belirlenecek işlemlerde, “İşlem sorgulama” ekranından elektronik imzalı/yevmiye numarası verilmiş işlemlere “Islak imzalı nüsha ekle” butonu ile taranmış ıslak imzalı nüsha eklenebilmektedir. Şimdilik imza beyannamesi ve imza sirküleri eklenmektedir.

PDF formatında eklenen ıslak imzalı nüsha da elektronik imza ile imzalanması mümkün bulunmaktadır.

Islak imzalı nüsha olarak eklenen işlem “sorgulama” ekranında görüntülenememekte, bu konuda kırmızı uyarı yazısı  ekranda görünmektedir. Islak imzalı nüsha eklenen sayfada yer alan PDF butonu tıklanarak bu eklere ulaşılabilmektedir.

İmzalanan son ıslak imzalı belgenin 3.1.7 Daireden Örnek Çıkartma-Sorgulamalı işlemi üzerinden diğer noterliklerde görüntülenebilmektedir.

Sorgulanan işlem e-işlem ise, e-işleme ait suret belge görüntülenebilmektedir.

10) Vekaletnamelere uyarı yazısı eklenmesi;

“İşlem SorgulamaVekaletnamelerin sahte kimlikle yapıldığı kuvvetle muhtemel ise, hazırlanacak uyarı metni vekaletnameye eklenebilmekte. Bu şekilde Vekaletnamenin sorgulanması halinde bu uyarı yazısı da görüntülenebilmektedir.

Vekaletnameye uyarı yazısı ekleyebilmek için işlemin e-imza ile imzalanmış olması    gerekir.

Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılabilmesine ilişkin TNBBS’deyapılan sistemle ilgili sürüm yenilikleri 01.03.2016 tarihinde yayınlanmıştır.

 

Naime ÖZBAKAN

Bala Noteri

---